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Teilnahmebedingungen & Datenverarbeitung
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Teilnahmebedingungen der Evangelischen Jugend
1. Präambel
Die Evangelische Jugend (im folgenden „EJ“) ist ein gemeinnütziger, öffentlich anerkannter Träger der Jugendarbeit. Die Maßnahmen werden in der Regel von ehrenamtlichen Mitarbeitenden betreut und sind nicht mit kommerziellen Reiseangeboten gleichzusetzen. Ziel der Angebote ist es v. a., die Gemeinschaft junger Menschen zu fördern. Unsere Veranstaltungen stehen dabei grundsätzlich allen Kindern und Jugendlichen innerhalb der angegebenen Altersbeschränkungen offen. Wir erwarten jedoch die Bereitschaft, sich aktiv einzubringen und an den jeweiligen Programmpunkten teilzunehmen. Diese beinhalten auch religiöse Formen.
2. Anmeldung
Die Anmeldung hat in Schriftform oder Online über die Websites der EJ zu erfolgen. Die Maßnahme stellt nach Anmeldung ein verbindliches Angebot dar. Der Vertrag kommt erst mit der Teilnahmebestätigung der EJ zustande. Bei Minderjährigen ist die Anmeldung von den gesetzlichen Vertreter:innen zu unterzeichnen. Die Anmeldungen werden nach der Eingangsreihenfolge berücksichtigt. Sollte die maximale Teilnehmendenzahl überschritten werden, führen wir eine Warteliste.
3. Leistungen
Die Leistungen ergeben sich ausschließlich aus den in der Ausschreibung angegebenen Leistungsbeschreibungen sowie den Angaben der Anmeldebestätigung. Die EJ kann Änderungen und Abweichungen der Leistungen vornehmen, sofern diese zur Durchführung der Veranstaltung notwendig und für die Teilnehmenden zumutbar sind. Evtl. erforderliche Versicherungen müssen von den Teilnehmenden selbständig abgeschlossen werden.
4. Zahlungsbedingungen
Bei Erhalt der Anmeldebestätigung wird die Zahlung des Teilnahmebetrags fällig. Über die Möglichkeit von Zuschüssen für den Teilnahmebetrag bei geringem Einkommen beraten wir gerne.
5. Rücktritt durch die Teilnehmenden
Der Rücktritt kann jederzeit in schriftlicher Form erfolgen. Im Falle des Rücktritts ist die EJ berechtigt, eine angemessene Entschädigung für die Aufwendungen zu verlangen:
- Bei Rücktritt bis 61 Tage vor Beginn der Veranstaltung fällt eine Bearbeitungsgebühr von 20,00 € an.
- Bei Rücktritt ab 60 bis 30 Tage vor Beginn sind 25 %,
- bei Rücktritt ab 29 bis 15 Tage vor Beginn sind 50 %,
- bei Rücktritt ab 14 Tage vor Beginn sind 75 %,
- bei Rücktritt ab 7 Tage vor Beginn sind 100 % des Teilnahmebetrags fällig.
Die EJ behält sich eine Geltendmachung nachweislich höherer Ausfallkosten vor. Die Verpflichtung zur Entschädigung entfällt, wenn eine geeignete Ersatzperson, die den Teilnahmebedingungen entspricht, benannt wird. Bei eigenverantwortlichem Rücktritt nach Beginn der Maßnahme besteht kein Anspruch auf Rückzahlung des Teilnahmebetrags. Die Kosten der Heimreise gehen zu Lasten des/der Zurücktretenden. Bei minderjährigen Teilnehmenden kann der Rücktritt nur in Absprache zwischen einer erziehungsberechtigten Person und einer verantwortlichen Person der EJ erfolgen.
6. Rücktritt durch die EJ
Falls die erforderliche Mindestteilnehmendenzahl nicht erreicht wird, behalten wir uns das Recht vor, die Veranstaltung abzusagen. Bereits geleistete Zahlungen werden in diesem Fall erstattet. Weitere Ansprüche bestehen nicht.
Falls die Durchführung der Veranstaltung infolge nicht vorhersehbarer höherer Gewalt erheblich erschwert, beeinträchtigt oder gefährdet ist, behalten wir uns das Recht vor, die Veranstaltung abzusagen. Bereits geleistete Zahlungen werden abzüglich, der der EJ entstandenen Kosten zurückerstattet. Weitere Ansprüche bestehen nicht.
Bei Maßnahmenabbruch oder vorzeitiger Beendigung wegen höherer Gewalt (z.B. Unwetter mit irreparablen Schäden bei Zeltlagern, etc.), wird der volle Teilnahmebetrag einbehalten. Es bestehen keine weiteren Ansprüche.
Den Anweisungen der Mitarbeitenden ist Folge zu leisten. Die EJ ist ermächtigt, Teilnehmende wegen grob ordnungswidrigen Verhaltens von der Maßnahme auszuschließen. Es erfolgt in diesem Fall eine sofortige Information der Erziehungsberechtigten. Die Kosten der Heimreise gehen zu Lasten des/der Ausgeschlossenen.
Die EJ kann vom Vertrag zurücktreten, wenn die vertraglich vereinbarten Zahlungen nicht fristgerecht erbracht werden. In diesem Fall behält sich die EJ vor, eine Bearbeitungs– bzw. Ausfallgebühr entsprechend der Beträge unter 5. geltend zu machen.
7. Pass-, Visa- und Gesundheitsvorschriften
Die EJ weist ausdrücklich darauf hin, dass bei Auslandsmaßnahmen Reisedokumente, die über einen Personalausweis hinausgehen, erforderlich sein können. Für die Beschaffung der Reisedokumente sind die Teilnehmenden verantwortlich. Sollten die Einreisevorschriften einzelner Länder nicht eingehalten werden können, und kann deshalb die Reise nicht angetreten werden, behält sich die EJ vor, eine angemessene Entschädigung siehe Punkt 5 zu verlangen.
8. Haftung
Die vertragliche Haftung der EJ für Schäden, welche nicht Körperschäden sind, ist auf den dreifachen Reisepreis beschränkt, soweit kein Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit seitens der EJ und ihrer Mitarbeitenden vorliegt oder soweit die EJ für einen Schaden eines/einer Teilnehmenden allein wegen eines Verschuldens eines externen Leistungsträgers verantwortlich ist.
Für Schäden, Krankheit, Verluste und Unfälle, die auf eigenem Verschulden der Teilnehmenden oder auf Nichtbefolgung der Anweisungen der Mitarbeitenden zurückzuführen sind, wird keine Haftung übernommen. Eine Haftung für Schäden aufgrund höherer Gewalt ist ebenso ausgeschlossen.
Das Dekanat der EJ unterliegt als Körperschaft des öffentlichen Rechts nicht der Reisepreissicherstellungspflicht.
Haftungsansprüche müssen innerhalb eines Monats nach der vertraglich vorgesehenen Beendigung der Maßnahme schriftlich gegenüber der EJ geltend gemacht werden. Macht die anspruchsberechtigte Person (bzw. die gesetzlichen Vertreter:innen) Haftungsansprüche verspätet geltend, sind diese ausgeschlossen, es sei denn, es kann nachgewiesen werden, dass die Einhaltung der Frist unverschuldet versäumt wurde.
9. Datenschutzhinweise hinsichtlich der Freizeit/Aktion gemäß Art. 17 DSG-EKD
9.1. Name und Kontaktdaten der Verantwortlichen
Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist die/der Dekanatsjugendreferent, der Evangelischen Jugend, die in der Ausschreibung als Veranstalter genannt ist.
Aktuell sind folgende Dekanatsjugendreferent:innen mit der Geschäftsführung vertraut.
- Evangelische Jugend im Dekanat Gunzenhausen: Diakonin Franziska Reinhardt
(Specksrothstr. 17, 91710 Gunzenhausen; +49 9831 2891) - Evangelische Jugend im Dekanat Pappenheim: Diakon Maximilian Hagn
(Graf-Carl-Straße 9, 91788 Pappenheim; +49 9143 1626) - Evangelische Jugend im Dekanat Weißenburg: Diakonin Magdalena Gmelch
(Martin-Luther-Platz 7, 91781 Weißenburg; +49 9141 974640)
9.2. Kontaktdaten der örtlich Beauftragten für den Datenschutz
Verbund 5 (Verwaltungszweckverband):
Schaitbergerstraße 20
91522 Ansbach
9.3. Zweck der Verarbeitung
- Ihre Daten, respektive die der Teilnehmenden werden verarbeitet und weitergegeben, um den Anforderungen an die übernommene Aufsichtspflicht während der Freizeit/Aktion umfassend gerecht zu werden, etwaigen Unfällen oder sonstigen Beeinträchtigungen an Rechtsgütern des:der Teilnehmenden möglichst umfassend vorzubeugen sowie den Kontakt zu den Personensorgeberechtigten frühzeitig herstellen zu können.
- Weiterhin werden einzelne personenbezogene Daten zu Zwecken der Beantragung von Fördermitteln an Dritte (Dachverband/Fördermittelgeber o.Ä.) weitergegeben und dienen damit dem Zweck der Vereins-/Verbandsförderung.
9.4. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
- Die personenbezogenen Daten (bis auf Fotos und/oder Videos) werden auf Grundlage von § 6 Nr. 5 DSG-EKD erhoben, da sie für die Begründung und Durchführung des zugrundeliegenden Vertrages zur Übernahme der Aufsichtspflicht für den genannten Zeitraum zwingend erforderlich sind. Soweit sie dafür nicht erforderlich sein sollten, erbitten wir Ihre Einwilligung nach § 6 Nr. 2 DSG-EKD.
- Die Verarbeitung von Fotos und/oder Videos (Erhebung, Speicherung und Weitergabe an Dritte erfolgt aufgrund ausdrücklicher Einwilligung der Personensorgeberechtigten bzw. des:der Betroffenen, mithin gemäß § 6 Nr. 2 DSG-EKD.
- Die Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte (s. unter 9.3.) erfolgt auf Grundlage von § 6 Nr. 1 und § 6 Nr. 6 DSG-EKD, da die Weitergabe durch eine Rechtsvorschrift erlaubt wird oder zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist.
9.5. Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten
- Mit Ausnahme der Fotos und/oder Videos werden personenbezogene Daten nach der Erhebung nur so lange gespeichert, wie dies für den jeweiligen Zweck (Übernahme der Aufsichtspflicht, Dokumentationspflicht gegenüber Dritten (z.B. Steuerrecht, Zuschussrichtlinien) o.Ä.) erforderlich ist. Im Anschluss hieran werden sämtliche damit im Zusammenhang stehenden Daten unwiderruflich gelöscht.
- Fotos und/oder Videos, welche für die Zwecke der Öffentlichkeits- und/oder Elternarbeit des Veranstalters gemacht werden, werden, wie in der gesonderten Einwilligungserklärung beschrieben, bis zum Widerruf der Einwilligung der Betroffenen auf unbestimmte Zeit zweckgebunden gespeichert.
9.6. Widerrufsrecht bei Einwilligung
Die Einwilligung zur Verarbeitung der Fotos, Videos, sowie weiteren Daten (Einwilligung ohne explizite Rechtsgrundlage) kann jeder Zeit für die Zukunft widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch diesen nicht berührt.
9.7. Betroffenenrechte
Nach dem Datenschutzgesetz der EKD stehen Ihnen unter anderem folgende Rechte zu:
- Recht auf Auskunft (§ 19 DSG-EKD)
- Recht auf Berichtigung (§ 20 DSG-EKD)
- Recht auf Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung sowie auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (§§ 21, 22 u. 25 DSG-EKD)
Sollten Sie von den genannten Rechten Gebrauch machen, prüft die verantwortliche Stelle, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür vorliegen.
Bei Fragen können Sie sich jederzeit an die örtlich Beauftragten für den Datenschutz wenden; weiterhin besteht ein Beschwerderecht beim Beauftragten für den Datenschutz der EKD.
Datenschutzaufsichtsbehörde
Die datenschutzrechtliche Aufsicht über die oben genannte verantwortliche Stelle erfolgt durch den Beauftragten für den Datenschutz der EKD.
Beauftragte für den Datenschutz der Evangelischen Kirche in Deutschland
Lange Laube 20
30419 Hannover
Telefon: 0511 768128-0
E-Mail: info@datenschutz.ekd.de
https://datenschutz.ekd.de
Sofern Sie der Ansicht sind, bei der Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten durch die oben genannte verantwortliche Stelle in Ihren Rechten verletzt worden zu sein, sollten Sie sich zunächst an die zuständige Außenstelle der Beauftragten für Datenschutz der EKD wenden:
Außenstelle Süd der Beauftragten für den Datenschutz der Evangelischen Kirche in Deutschland
Hafenbad 22, 89073 Ulm
Telefon: 0731-140593-0
E-Mail: sued@datenschutz.ekd.de
Örtlich Beauftragte für den Datenschutz sind:
Verbund 5 (Verwaltungszweckverband):
Schaitbergerstraße 20
91522 Ansbach
10. Weitere Vereinbarungen
Erkrankungen, Allergien, Lebensmittelunverträglichkeiten, Behinderungen, sonstige Beeinträchtigungen etc. sind der EJ vor oder spätestens mit der Anmeldung der Teilnehmenden mitzuteilen. Gerade bei Kindern und Jugendlichen mit Beeinträchtigungen und/oder besonderem Betreuungs- und/oder Versorgungsbedarf ist ein offenes Gespräch vor Anmeldung zwingend notwendig. Die EJ weist ausdrücklich darauf hin, dass entsprechend den Regelungen des Infektionsschutzgesetzes eine angemeldete Person mit einer ansteckenden Krankheit nicht an der Maßnahmen teilnehmen darf. Handelt es sich um eine Maßnahme, die evtl. ein erhöhtes Gefährdungspotential hat (Bergtour, erlebnispädagogische Maßnahme, Kanufahrt, Skifahrt, etc.), so wird mit der Anmeldung bestätigt, dass der Charakter der Maßnahme bekannt ist und die erforderlichen Kenntnisse/Fähigkeiten/Voraussetzungen durch die Teilnehmenden erfüllt werden.
11. Schlussbestimmung
Durch die Unwirksamkeit einer oder mehrerer Bestimmungen wird die Wirksamkeit des Vertrages im Übrigen nicht berührt.
Stand: Januar 2023